POSLOVNIK-O-DELU-SVETA-ZAVODA

POSLOVNIK-O-DELU-SVETA-ZAVODA

Na podlagi 30. člena Zakona o zavodih (ZZ; Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 ZJZP), 48. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI; Uradni list RS, št. 16/07 — uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 — popr., 65/09 — popr., 20/11, 40/12 — ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16 in 49/16 — popr.) ter Odloka o ustanovitvi javnega vzgojnovarstvenega zavoda Vrtca Otona Župančiča Črnomelj (Uradni list, št. 68/1996, 1/1997, 9/2010, 9/2011, 6/2015) je svet zavoda sprejel:
POSLOVNIK O DELU SVETA ZAVODA
VRTCA OTONA ŽUPANČIČA ČRNOMELJ
Splošne določbe
1. člen
Poslovnik o delu sveta zavoda ureja: volitve, konstituiranje in prenehanja članstva v svetu zavoda, pristojnosti in način dela, pravice in obveznosti članov oz. članic (v nadaljevanju: član) sveta zavoda, sklicevanje, vodenje ter potek sej, odločanje sveta zavoda in postopek sprejemanja splošnih aktov zavoda.
2. člen
Svet zavoda predstavlja in zastopa predsednik sveta zavoda.
Delo sveta zavoda je javno. Javnost pa se zagotavlja z objavo zapisnikov sej sveta zavoda in objavljanjem sporočil za javnost, ki jih pripravlja predsednik sveta zavoda, na oglasni deski na upravi vrtca.
Zagotavljanje javnosti delovanja sveta zavoda se lahko omeji ali izključi, če je to potrebno za varovanje poslovne tajnosti oziroma nemotenega dela zavoda, osebnih podatkov ali osebne nedotakljivosti zaposlenih, otrok oz. kadar zakon ali drug predpis tako določa. O omejitvi oziroma izključitvi javnosti glasujejo člani sveta zavoda neposredno na seji.
Seje sveta zavoda niso odprte za javnost. Na seji pa so lahko določene osebe prisotne zgolj na podlagi dovoljenja predsednika sveta zavoda.
Volitve in konstituiranje
3. člen
Najkasneje 60 dni pred iztekom mandata članom sveta zavoda se ti sestanejo na redni seji in sprejmejo ter objavijo sklep o začetku postopka volitev za naslednji mandat. Volitve se opravijo najkasneje 15 dni pred iztekom mandata sveta zavoda.
Če imenovanja ali volitve novih članov iz kateregakoli razloga niso končane do izteka mandata članom sveta zavoda, se mandat prejšnji sestavi sveta zavoda ne podaljša.
4. člen
Prvo sejo skliče in vodi ravnatelj zavoda do izvolitve predsednika sveta zavoda.
Dnevni red prve seje vsebuje:
seznanitev s poročilom o volitvah članov predstavnikov zaposlenih in staršev, obravnavo sklepov o izvoljenih članih ustanovitelja, sprejem sklepa o konstituiranju sveta zavoda, volitve predsednika sveta zavoda in njegovega namestnika, seznanitev s pristojnostmi in poslovnikom sveta zavoda ter predpisi na področju vzgoje in izobraževanja.
Člani izmed sebe izvolijo predsednika in namestnika predsednika sveta zavoda. Predlog kandidata za predsednika in njegovega namestnika lahko da vsak član sveta zavoda. Predlagani kandidat pisno/ustno potrdi svojo kandidaturo.
Kandidat je izvoljen, če je zanj glasovala večina vseh članov sveta zavoda.
Če je predlaganih več kandidatov, pa pri glasovanju ni dobil potrebne večine, se opravi novo glasovanje. V drugi krog glasovanja se uvrstita dva kandidata, ki sta dobila največje število glasov. Če nobeden od kandidatov pri glasovanju ne dobi potrebne večine iz prejšnjega odstavka tega člena, se oblikuje nov predlog kandidata oziroma kandidatov.
Izvoljen kandidat prevzame svoje naloge že na seji, na kateri je bil izvoljen.
Na prvi seji sveta zavoda se člani sveta zavoda izrečejo tudi o naslovu za vročanje vabil in drugih pisanj, ki so povezana z delovanjem sveta zavoda. Vsak član sveta zavoda poda naslov/elektronski naslov, kamor se vročajo pisanja.
V kolikor se novi svet zavoda konstruira v mesecu februarju na svoji prvi seji sprejema Finančni plan, Plan dela in Kadrovski načrt za tekoče leto.
5. člen
Svet zavoda se konstituira, če so imenovani oz. izvoljeni vsi predstavniki. O konstituiranju sveta zavoda se sprejme sklep, s katerim se potrdi takšno konstituiranje.
6. člen
Svet zavoda je sestavljen iz petih predstavnikov delavcev, treh predstavnikov ustanovitelja in treh predstavnikov staršev.
Prenehanje članstva v svetu zavoda
7. člen Članu sveta zavoda preneha članstvo v svetu zavoda: s potekom mandatne dobe, če postane ravnatelj oz. direktor ali pomočnik ravnatelja, če odstopi, če je odpoklican oz. razrešen, če umre.
Predstavnikom staršev mandat preneha s prenehanjem statusa otroka oz. izpisom otroka iz zavoda.
Članom sveta zavoda, ki so predstavniki delavcev, mandat preneha s prenehanjem delovnega razmerja.
8. člen
Odstop člana sveta je veljaven, ko svet sprejme pisno izjavo delavca o odstopu.
Član sveta zavoda lahko odstopi iz osebnih razlogov. O odstopu je dolžen pravočasno, najmanj 7 dni pred pričetkom seje sveta zavoda, obvestiti predsednika sveta zavoda tako, da poda odstopno izjavo, ki jo naslovi na predsednika sveta zavoda in odda v tajništvo zavoda.
9. člen
Člana sveta zavoda lahko odpokliče organ, ki ga je imenoval. Odpokliče ga s pisnim obvestilom z vročilnico, ki začne veljati z dnem, ko ga osebno prejme bivši član in predsednik sveta zavoda. Če dokumenta ne prevzeme v 15 dneh, velja vročitev za opravljeno z dnem preteka tega roka. Obvestilo o odpoklicu se naslovi na predsednika sveta zavoda in odda v tajništvo zavoda. V pisnem obvestilu je organ dolžan navesti osebne podatke novoimenovanega predstavnika v svet zavoda.
Organ lahko odpokliče člana sveta zavoda najmanj 7 dni pred pričetkom seje sveta zavoda. Če tega ne stori v navedenem roku, začne odstop veljati po koncu seje.
Postopek odpoklica predstavnika delavcev v svetu zavoda je podrobneje urejen v Odloku o ustanovitvi javnega vzgojno-varstvenega zavoda Vrtca Otona Župančiča Črnomelj.
10. člen
Če delavcu preneha članstvo v svetu zavoda, postane član sveta, za preostanek mandatne dobe, tisti kandidat za člana sveta, ki je med neizvoljenimi kandidati za člana sveta dobil največ glasov, vendar ne manj kot 5 % glasov tistih, ki so glasovali.
Če pred potekom mandatne dobe, iz kakršnegakoli razloga, preneha mandat članu ali članom sveta in ga oz. jih ni mogoče nadomestiti na način iz predhodnega odstavka tega člena, zaradi tega pa bi bila ogrožena sklepčnost sveta zavoda, se najkasneje v roku 15-ih dni od dneva ugotovitve o prenehanju mandata razpišejo nadomestne volitve.
Pristojnosti in način dela
11. člen
Ob pristojnostih iz 48. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja in 30, člena Zakona o zavodih, opravlja svet zavoda še druge naloge kot izhajajo iz priloge »Pristojnosti sveta zavoda«, ki je sestavni del tega poslovnika.
12. člen Predsednik sveta zavoda:
skrbi za nemoteno delo zavoda, daje iniciative za razprave, vodi razprave, sklicuje in vodi seje,
skrbi za pripravo sej (določi predlog dnevnega reda seje), skrbi za red na sejah, usklajuje delo sveta zavoda z drugimi organi zavoda, organizacijami in institucijami, predlaga razrešitev člana sveta zavoda organu, ki ga je izvolil oz. imenoval, sklepa pogodbo o zaposlitvi z ravnateljem, opravlja druge naloge, določene z odlokom o ustanovitvi in pravili zavoda.
13. člen
Člani sveta zavoda lahko predlagajo na dnevni red sveta zavoda obravnavanje posameznih vprašanj, pomembnih za delovanje sveta zavoda, postavljajo vprašanja v zvezi z zadevami, o katerih svet zavoda odloča, podajajo pobude, predloge in mnenja ter zavzemajo stališča.
Če na določeno vprašanje člana sveta zavoda oz. povabljenega na sejo ni mogoče odgovoriti na seji sveta zavoda, predsednik sveta zavoda v roku 14 dni pridobi pojasnila od ravnatelja ali drugih oseb in o tem obvestiti vse člane sveta zavoda in povabljene osebe, lahko pa predlaga, da se v skladu s 25. členom tega poslovnika ustanovi komisija.
14. člen
Člani sveta zavoda so se dolžni udeleževati in se pripraviti na seje sveta zavoda, na seji so dolžni spoštovati red seje, aktivno sodelovati in se opredeliti, dolžni so opraviti prevzete oz. dodeljene naloge, delovati morajo skrbno, zakonito, pošteno in strokovno, pri tem morajo upoštevati interese zavoda ter varovati zaupne, osebne podatke in poslovne skrivnosti.
Kot zaupni podatki se vedno štejejo osebni podatki udeležencev vzgoje in izobraževanja ter delavcev zavoda, ki se vodijo v zbirkah osebnih podatkov, določenih v zakonu.
Svojo morebitno opravičeno odsotnost na seji mora član sveta zavoda sporočiti v tajništvo vrtca/predsedniku sveta zavoda po elektronski pošti takoj, ko izve za njen razlog.
Člani sveta zavoda so odgovorni volivcem oz. organu, ki jih je imenoval.
Če član sveta zavoda ne spoštuje določb iz prvega odstavka tega člena, lahko predsednik sveta zavoda obvesti organ, ki ga je imenoval oz. izvolil in v primeru ponovnih kršitev predlaga njegovo razrešitev.
15. člen
Svet zavoda se sestaja na sejah. Seje so redne, izredne in korespondenčne.
Sejo sklicuje predsednik sveta zavoda oz. njegov namestnik, če je predsednik odsoten ali zadržan.
Seja se skliče tudi, če tako zahteva ena tretjina članov sveta zavoda ali ravnatelj zavoda. Ravnatelj zavoda oz. člani sveta zavoda so dolžni utemeljiti zahtevo za sklic seje sveta zavoda. Če se seja kljub zahtevi ne skliče ali če sta odsotna predsednik sveta zavoda in njegov namestnik, lahko sejo skliče ravnatelj zavoda. O utemeljenosti sklica odloča svet zavoda pred obravnavo dnevnega reda tako sklicane seje.
V primeru, da je predsednik sveta zavoda kljub podani zahtevi sklic odklonil, svet zavoda na svoji prvi naslednji seji odloča o zaupnici predsedniku.
Obvezne seje, nujno potrebne za nemoteno delovanje sveta zavoda, se opravijo: februarja, oktobra.
Ostale seje se sklicujejo v skladu s potrebami in dejavnostjo zavoda.
16. člen
Vabila za sejo pripravi in pošlje članom sklicatelj seje ali tajništvo zavoda, po njegovem naročilu, vsaj 7 dni, gradiva pa najkasneje 3 dni pred sejo.
V izrednih primerih, kadar je o kakšni zadevi potrebno hitro odločiti, da ne pride do zastoja delovanja zavoda, ki bi povzročil škodo za zavod oz. za udeležence v postopku, lahko predsednik sveta zavoda skliče sejo 3 dni pred sejo.
V primeru iz prejšnjega odstavka lahko sejo skliče tudi ravnatelj zavoda.
Vabilo vsebuje naslov zavoda, datum, uro in kraj seje, predlog dnevnega reda, gradiva oziroma seznam gradiv k predlaganim točkam dnevnega reda, podpis sklicatelja seje in pečat zavoda.
Vabila se članom sveta zavoda pošiljajo po redni pošti ali po elektronski pošti, na naslov, ki ga podajo na prvi konstitutivni seji. Na sejo se lahko povabi tudi druge osebe, ki bodo pomagale pri pomembnih odločitvah sveta zavoda.
Določbe, ki veljajo za redno sejo, se uporabljajo tudi za izredno in korespondenčno sejo, če s tem poslovnikom ni določeno drugače.
17. člen
Dnevni red seje vsebuje vsaj naslednje točke: ugotovitev sklepčnosti seje, potrditev dnevnega reda, pregled in potrditev zapisnika zadnje seje, vsebinsko obravnavanje točk dnevnega reda ter točka »predlogi in pobude«.
Sklepčnost seje ugotovi predsedujoči. Seja je sklepčna, če se je udeleži več kot polovica njenih članov. Po ugotovitvi sklepčnosti svet zavoda potrdi zapisnik prejšnje seje, ravnatelj ali od njega pooblaščena oseba pa poroča o uresničitvi sklepov. Če svet zavoda ni sklepčen, se seja ne opravi, nujne zadeve pa se rešujejo s korespondenčno sejo.
Predlog dopolnitve oz. umika točke dnevnega reda se lahko poda na sami seji. O predlogu glasujejo člani sveta zavoda.
V kolikor gradivo za obravnavanje posamezne točke dnevnega reda ni popolno oziroma je za odločanje o tej točki potrebno pridobiti dodatne informacije, lahko člani sveta zavoda odločitev preložijo na naslednjo sejo in predlagatelju oziroma ravnatelju naložijo, da do naslednje seje dopolni gradivo.
18. člen
Za red na seji skrbi predsedujoči, ki sejo vodi.
Člani sveta zavoda in drugi povabljeni s svojimi ravnanji ne smejo motiti dela sveta zavoda. Na kršitve jih predsedujoči sproti opozarja. V primeru, da oseba tudi po večkratnem opozorilu ne preneha z motenjem, lahko predsedujoči zahteva njeno odstranitev s seje.
Če predsednik z navedenimi ukrepi ne more ohraniti reda na seji, lahko le-to prekine.
19. člen
Predsednik zavoda lahko skliče korespondenčno sejo po elektronski pošti/redni pošti.
Korespondenčna seja se opravi z glasovanjem po elektronski pošti/redni pošti, ki jo skupaj s predlogom sklepa in kratko utemeljitvijo članom pošlje tajništvo vrtca na predlog predsednika sveta zavoda.
Člani sveta zavoda svojo opredelitev sporočijo v tajništvo vrtca ali predsedniku sveta zavoda po elektronski pošti/redni pošti. O izidu glasovanja se zapiše zapisnik. Člani sveta zavoda potrdijo sprejeto odločitev na prvi naslednji seji.
20. člen
Predlagatelj točke dnevnega reda obrazloži ostalim članom sveta zavoda svoj predlog. Za vodenje razprave in podeljevanje besede prisotnim skrbi predsedujoči. Če razprava ne teče o točki dnevnega reda, predsedujoči na to opozori udeležence seje, če opozorilo ni učinkovito, lahko predsedujoči prekine razpravo. Na koncu razprave člani sveta zavoda glasujejo o predlogu.
Sklep je sprejet, če zanj glasuje večina vseh prisotnih članov sveta zavoda, razen v primeru, kjer zakon določa drugače.
21. člen
Glasovanje je javno.
Člani sveta zavoda lahko na seji sami odločijo, da bo glasovanje o določeni točki dnevnega reda potekalo tajno.
Glasujejo lahko le člani sveta zavoda. Vsak ima en glas, ki ga ne sme prenesti na drugo osebo, lahko pa se vzdrži glasovanja.
V primeru, da je podanih več predlogov, se glasuje o vsakem predlogu posebej in po vrstnem redu njihove predložitve.
Izid glasovanja ugotovi predsedujoči.
Tajno glasovanje se opravi z izpolnitvijo glasovnice. Glasovnica vsebuje predlog sklepa in možnost izbire »ZA« in »PROTI«. Svet zavoda imenuje volilno komisijo najmanj dveh članov sveta zavoda, ki prešteje glasovnice in po ugotovljenem izidu glasovanja le-tega sporoči predsedniku sveta zavoda.
22. člen
Kadar svet zavoda odloča kot drugostopenjski organ, odloči pred pričetkom obravnave zadeve na zahtevo člana, predsednika sveta zavoda ali druge osebe o izločitvi člana, ki je v isti zadevi odločal v organu zavoda na prvi stopnji ali če obstajajo druge okoliščine, ki utemeljeno vzbujajo dvom o nepristranskosti člana sveta zavoda pri odločanju o določeni zadevi. Zoper sklep sveta zavoda o izločitvi člana iz odločanja o določeni zadevi ni pritožbe.
Na razloge za izločitev je dolžan paziti in je za to odgovoren vsak član sveta zavoda sam. Zahtevo za izločitev in razlago za njo mora član sveta zavoda oziroma druga oseba iz prejšnjega odstavka podati v pisni obliki ali na zapisnik nemudoma, ko zve za razloge, najkasneje pa do konca obravnave zadeve, in sicer pred glasovanjem o zadevi.
Član sveta zavoda, ki je izločen iz glasovanja o določeni zadevi, mora za čas obravnave in glasovanja o tej zadevi zapustiti prostor, kjer poteka seja sveta zavoda. Nemudoma po sprejeti odločitvi in izdanem sklepu se lahko izločeni član vrne.
23. člen
Ko svet zavoda sprejme odločitev, izda sklep.
Sklepi, ki vsebujejo odločitve o pravicah, obveznostih in odgovornostih, se izdajo v 8/14 delovnih dneh kot pisni odpravki sklepov, ki vsebujejo: naslov zavoda, zaporedno številko in datum sklepa, naslov sklepa, navedbo pravne podlage za odločanje o zadevi, izrek sklepa, obrazložitev, pravni pouk (kadar je predpisan), podpis predsedujočega in žig zavoda.
24. člen
Na vsaki seji se o delu sveta zavoda piše zapisnik.
Zapisnik piše zapisnikar. Zapisnikar je poslovna sekretarka zavoda ali njena namestnica, ki jo določi ravnatelj.
Seja se lahko zaradi pomembnosti vsebin in natančnosti zapisa izjav tudi zvočno snema za namene zapisnika. Odločitev o snemanju sprejme večina članov sveta na začetku seje. Vrtec kot upravljalec teh podatkov hrani posnetek v prostorih tajništva in ga uniči po dosegu namena oz. hrani kot prilogo zapisnika skladno z veljavnimi predpisi o hrambi dokumentacije v zavodih.
Zapisnik vsebuje: zaporedno številko seje, datum, uro in kraj seje, seznam prisotnih, dnevni red seje, povzetke razprav po točkah dnevnega reda in sprejete sklepe o točkah dnevnega reda, dodeljene ali prevzete naloge oz. zadolžitve, mnenja, stališča in predloge udeležencev seje ter zapis drugih dejstev, pomembnih za delo sveta zavoda ter podpis predsedujočega in zapisnikarja.
Član sveta zavoda lahko izrecno zahteva, da se njegova izjava oz. ločeno mnenje vpiše v zapisnik. Predsedujoči lahko zahtevo zavrne le, če je v nasprotju z drugim 2. odstavkom 14. člena. Zapisnik se hrani v prostorih zavoda, skladno z veljavnimi predpisi o hrambi dokumentacije v zavodih.
25. člen
Svet zavoda lahko s sklepom ustanovi stalne ali začasne komisije, ki bodo podrobneje proučile posamezno področje in o tem poročale svetu zavoda, da bo lažje in pravilneje sprejel odločitev.
Komisije proučujejo dejansko stanje, gradivo, zbirajo gradivo in ostale potrebne informacije, opravljajo razgovore, spremljajo in izvajajo uresničevanje sprejetih sklepov sveta zavoda, podajajo svetu zavoda pobude, predloge in opravljajo druga dejanja po navodilih sveta zavoda.
Sprejem splošnih aktov zavoda
26. člen
Svet zavoda sprejema in spreminja notranje akte zavoda, na podlagi pooblastil zakonskih določb in odloka o ustanovitvi zavoda. Predlog je sprejet, če je zanj glasovala večina vseh članov sveta zavoda.
Spremembe notranjih aktov lahko predlaga ravnatelj ali član sveta zavoda.
27. člen
Redni postopek sprejemanja splošnih aktov zavoda je dvostopenjski postopek.
Predlagatelj notranjega akta predstavi članom sveta zavoda osnutek akta in o njem vodi razpravo. Člani sveta zavoda lahko podajajo pripombe ter predloge sprememb in dopolnitev.
Po prvi obravnavi predlagatelj pripravi predlog notranjega akta zavoda in ga predloži članom sveta zavoda v glasovanje.
V kolikor gre za manjše popravke predloga notranjega akta, se glasovanje o predlogu opravi še na isti seji. V primeru večjih vsebinskih popravkov se glasovanje o predlogu prestavi in uvrsti na dnevni red prihodne seje.
28. člen
Skrajšani postopek je enostopenjski postopek in se uvede izjemoma, ko je nujno potrebno sprejeti notranji akt zavoda, da se zagotovi nemoteno delovanje zavoda oz. da se prepreči nastanek večje škode.
Predlagatelj notranjega akta zavoda, ki je predlagal sprejetje akta po skrajšanem postopku, mora svoj predlog utemeljiti in obrazložiti nujnost postopka članom sveta zavoda na seji sveta zavoda.
Predlagatelj pripravi predlog notranjega akta zavoda, ga predstavi članom sveta zavoda, ki o njem glasujejo takoj po predstavitvi. Glasovanje o takem predlogu se obvezno opravi še na isti seji. Po končani razpravi se seja prekine, da se pripravi čistopis, po prekinitvi pa se glasuje o predlogu.
Prehodne in končne določbe
29. člen
Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po sprejetju. Poslovnik se objavi na oglasni deski na upravi zavoda.
dne 2 Ih. 20)Î
Podpis predsednika sveta zavoda:
Poslovnik o delu Sveta zavoda Vrtca Otona Župančiča Črnomelj je bil sprejet na 10. seji, 24. 10. 2018.